PANORAMICHE PRATICHE

Panoramica

Funzionalita' che e' possibile gestire all'interno di una pratica

• Operatori
• Scadenza
• Stati
• Checklist
• Campi personalizzabili
• Attivita'
• Incarichi
• File
• Email
• Agenda

Ogni pratica e' collegata a un template da cui eredita le sue caratteristiche e personalizzazioni
Ad installazione effettuata e' presente un solo template "pratica standard"
I template possono essere creati e aggiunti successivamente, la creazione di un template serve ad identificare un tipo di pratica nelle sue caratteristiche e ciclo di vita

Per avere una panoramica completa dei template clicca qui

Il ciclo di vita di una pratica prevede il suo inserimento e, successivamente, l'aggiunta progressiva di tutte le attivita' effettuate dagli operatori fino alla sua chiusura
Tramite le attivita' avviene il progressivo avanzamento tra gli stati che ne caratterizzano il ciclo di vita
Obiettivo di questo processo e' quello di avere un flusso di lavoro snello, facilmente consultabile e controllabile

Le attivita' rappresentano il lavoro effettivo degli operatori e serve a tenere traccia e tempistica dell'evoluzione della pratica
Gli incarichi, invece, rappresentano le attivita' previste e programmate. Per pratiche di una certa durata e consistenza possono essere utili nelle varie fasi lavorative

Operatori

Ogni pratica e' assegnata ad un operatore oppure ad un gruppo operatori

L'assegnazione degli operatori puo' essere impostata nel template, cosi da essere automaticamente proposta all'inserimento di una nuova pratica
L'assegnazione degli operatori puo' essere modificata successivamente tramite attivita' o manualmente

L'assegnazione degli operatori consente

• L'utilizzo della dashboard di lavoro da parte dell'operatore
• Limitare eventualmente la visibilita' delle pratiche agli operatori
• Sapere in ogni momento chi sono gli operatori che si occupano della pratica

Scadenza

A ciascuna pratica puo' essere associata una scadenza, la presenza o meno della scadenza viene impostata nel template
La presenza della scadenza crea automaticamente un appuntamento in agenda, con i relativi reminder per gli operatori

La scadenza puo' essere successivamente modificata tramite attivita' o manualmente

Stato Pratica

Ogni pratica e' associata ad uno stato

Lo stato identifica in che fase del suo ciclo di vita la pratica si trova
I possibili stati della pratica sono impostati nel suo template, di default sono presenti i seguenti stati : "ricevuto", "in lavorazione", "chiuso"

E' possibile, anzi consigliato, modificare la sequenza di stati presenti aggiungendone nuovi per rispecchiare il piu' possibile le caratteristiche del tipo di pratica
Il cambio di stato puo' effettuato tramite attivita' o manualmente

Per ogni pratica ' possibile gestire due sequenze di stati, lo stato 2 non e' obbligatorio e di default e' disabilitato
Anche lo stato 2 si imposta nel template

Checklist

La checklist rappresenta una serie di requisiti che devono essere soddisfatti durante la lavorazione della pratica

I possibili valori della checklist sono impostati nel template, l'uso della checklist non e' obbligatorio e di default e' disabilitato

Campi Personalizzabili

Alcuni campi possono essere personalizzati, così da farli corrispondere alle esigenze della pratica

Per ciascun campo si puo' decidere di

• Nasconderlo
• Cambiare la label di riferimento

La personalizzazione dei campi si imposta nel template

Attivita'

Il ciclo di vita di una pratica prevede il suo inserimento e, successivamente, l'aggiunta progressiva di tutte le attivita' effettuate dagli operatori fino alla sua chiusura
Tramite le attivita' avviene il progressivo avanzamento tra gli stati che ne caratterizzano il ciclo di vita

Tramite le attivita' e' possibile allegare file, prendere un appuntamento in agenda, modificare la pratica, assegnare gli operatori, combiare lo stato, ....

Per avere una panoramica completa delle attivita' clicca qui

Incarichi

Gli incarichi rappresentano le attivita' previste e programmate. Per pratiche di una certa durata e consistenza possono essere utili nelle varie fasi lavorative

Gli incarichi sono assegnai agli operatori e possono essere gestiti anche nella dashboard di lavoro
Le attivita' possono essere collegate a un incarico

Per avere una panoramica completa degli incarichi clicca qui

File

E' possibile allegare file sia a livello pratica che nelle attivita'

Per come e' pensata la gestione delle pratiche, a parte il primo inserimento, successivamente e' consigliabile associare i nuovi file tramite una nuova attivita'
Visualizzando la pratica saranno visibli i file allegati direttamente e in tutte le attivita' collegate

Per avere una panoramica completa degli incarichi clicca qui

Email

L'integrazione delle email all'interno della gestione pratiche ha diversi vantaggi

• Reperire velocemente durante l'inserimento di una nuova attivita' la corrispondenza scambiata con il cliente (il sistema proporra' tutte la corrispondenza relativa a tutte le email associate all'anagrafica, quella principale e quelle dello staff)
• Inviare email al cliente durante l'inserimento di una nuova attivita' (il sistema proporra di default l'email principale associata all'anagrafica)
• Inviare reminder al cliente per gli appuntamenti presi in agenda, appuntamenti veri e propri, scadenze rate, ...

Agenda

L'integrazione dell'agenda all'interno della gestione pratiche ha diversi vantaggi

• Poter impostare un nuovo appuntamento durante l'inserimento di una nuova attivita'
• Avere uno scadenzario associato alla pratica con i relativi reminder
• Avere uno storico di tutti gli appuntamenti / scadenze

Agli appuntamenti in agenda possono essere associati sia gli operatori che l'anagrafica di riferimento